Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

Wir freuen uns, dass Sie sich für eine Stelle in unserem Unternehmen interessieren und sich bewerben oder beworben haben. Nachfolgend möchten wir Sie entsprechend Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den Bewerbungsverfahren innerhalb unseres Verbundes informieren:

1.           Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist das Unternehmen, welches die Stelle ausgeschrieben hat.

Je nach Beschäftigungsverhältnis handelt es sich um die Regionale Kliniken Holding RKH GmbH bzw. eines der angeschlossenen Tochter- und Enkelunternehmen,

vertreten durch

Prof. Dr. Jörg Martin

Posilipostraße 4

71640 Ludwigsburg

Telefon 07141 99 90

E-Mail-Adresse info.rkh@rkh-kliniken.de

2.           Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten/bei datenschutzrechtlichen Anliegen

E-Mail: info.datenschutz@rkh-kliniken.de

3.            Beschreibung der Kategorien von Daten, die verarbeitet werden und deren Quellen

3.1.        Zu den Kategorien personenbezogener Daten, die uns von den Bewerbern und Bewerberinnen bereitgestellt und von uns verarbeitet werden gehören

Bewerberstammdaten:        Vorname, Nachname, Namenszusätze

Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum,

Kontaktdaten:                      private Anschrift, (Mobil-) Telefonnummer, E-Mail-Adresse

Qualifikationsdaten:             Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnisse,

Besondere Kategorien:       Gesundheitsdaten (z.B. Schwerbehinderteneigenschaft), Religionszugehörigkeit

3.2.        Auch können wir Daten von Dritten, beispielsweise Stellenvermittlern erhalten haben. Darüber hinaus kommt es vor, dass wir personenbezogene Daten im Bewerbungsverfahren verarbeiten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. berufliche Netzwerke) zulässigerweise gewinnen dürfen.

4.           Hinweise zur Art der Verarbeitung

              Wir nutzen zur Verwaltung der Bewerbungsunterlagen und im Rahmen der Durchführung des Bewerbungsverfahrens/-prozesses das Bewerbermanagementsystem „Concludis“.

Die Bewerberdaten werden elektronisch verarbeitet und je nach Einreichung/Übermittlung der Bewerbungsunterlagen wie folgt in das Bewerbermanagementsystem importiert:

              Sofern die Unterlagen über das Bewerberformular über den Link http://www.rkh-karriere.de hochgeladen werden, werden die Daten automatisiert in das System eingelesen, dort verarbeitet und gespeichert. Die Anlagen werden mit einer Texterkennungssoftware bearbeitet und die erkannten Inhalte zum entsprechenden Datensatz des Bewerbers gespeichert. Originaldokumente werden in PDF-Dokumente konvertiert und ebenfalls zum Datensatz des Bewerbers/der Bewerberin gespeichert.

Bewerbungsunterlagen, die per E-Mail übersandt wurden, werden elektronisch an Concludis weitergeleitet, dort automatisch ausgelesen und im Bewerbermanagementsystem erfasst. Persönlich übergebene oder per Post übersandte Bewerbungsunterlagen werden digitalisiert und im Nachgang ebenfalls in das Bewerbermanagementsystem importiert.

              Postalisch eingesendete Originalunterlagen werden von uns nach dem Digitalisieren datenschutzkonform entsorgt.

5.           Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

5.1         Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre Bewerbungsunterlagen zur Verfügung zu stellen. Dies erfolgt freiwillig. Die Nichtbereitstellung dieser Daten hätte allerdings zur Folge, dass wir Sie nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigen können. Eine automatisierte Entscheidungsfindung bzw. ein Profiling gemäß Artikel 22 Absätze 1 und 4 erfolgt nicht.

5.2       Teilweise bedienen wir uns im Rahmen der Verarbeitung der Bewerberdaten anderer Dienstleister.  Das Bewerbermanagementsystem ist ein Produkt der Firma Concludis GmbH, Frankfurter Sr. 561, 51145 Köln. Concludis übernimmt auf vertraglicher Grundlage das Hosting, den Service und die Wartung des Bewerbermanagementsystems und fungiert als Auftragsverarbeiter im datenschutzrechtlichen Sinne. Das Bewerbermanagementsystem wird auf Servern der Fa. Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25 in 91710 Gunzenhausen gehostet. Insoweit bedient sich Concludis eines Unterauftragnehmers.

Lebensläufe werden über eine Schnittstelle des Bewerbermanagementsystems automatisiert von dem Parsing-Tool der Firma Textkernel oder JoinVision verarbeitet und die personenbezogenen Daten in entsprechende Datenfelder in das Bewerbertool überführt. Nach Abschluss des Parsing Vorgangs werden die Daten bei Textkernel bzw. JoinVision gelöscht.

6.           Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Verarbeitungszweck:          

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und darüber hinaus im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Einladung zu einem Vorstellungsgespräch).

Rechtsgrundlage:                

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in dem Bewerbungsverfahren ist § 26 BDSG. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DS-GVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

                                             Bei erteilter Einwilligung zur Aufnahme in unseren Bewerber-Pool ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.

Speicherdauer:                   

Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage spätestens nach 3 Monaten gelöscht.

Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von 9 Monaten gelöscht.

Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens die Zusage für eine Stelle erhalten und die Stelle annehmen, werden wir Ihre Daten aus dem Bewerberdatensystem in Ihre Personalakte bzw. in unser Personalverwaltungsprogramm überführen.

Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten werden wir jedenfalls spätestens vornehmen, sobald die Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Der Zeitpunkt ist für den Einzelfall zu bestimmen, wobei die Speicherung spätestens zu beenden ist, sofern etwaige zivilrechtliche Ansprüche nach § 199 BGB verjährt sind bzw. eine Strafverfolgung ebenfalls wegen Verjährung (§§ 78, 79 StGB) nicht mehr möglich ist.

6.           Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

              Eingegangene und im Bewerbermanagementsystem hinterlegte Bewerbungsunterlagen werden von Personen des Personalbereichs der Regionalen Kliniken Holding GmbH bzw. der Tochter-/Enkelgesellschaft, bei der der Bewerber angestellt werden soll, gesichtet. Zugriff auf diese Daten haben darüber hinaus lediglich die Personen, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit der Durchführung der Bewerbungsverfahren betraut sind. Hierzu gehören auch der/die künftige Vorgesetzte sowie Mitglieder des Betriebsrates bzw. ggf. der Schwerbehindertenvertreter und die/der Gleichstellungsbeauftragte. Externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DS-GVO) unterstützen uns teilweise bei der Wartung und Pflege unserer Systeme, siehe Ziff. 5.2 und können unter Umständen Kenntnis von Bewerberdaten nehmen. Diese werden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert.  Im Rahmen dieser Dienstleistungen werden unter Umständen personenbezogene Daten offengelegt.   Im Übrigen erfolgt nur dann eine Offenlegung ihrer Daten gegenüber anderen Empfängern, wenn wir nachfolgend gesondert hierauf hinweisen.

7.           Übermittlung an Drittländer

Wir übermitteln Ihre Beschäftigtendaten nicht in Länder außerhalb eines Mitgliedstaates der Europäischen Union oder in einen anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum.

8.           Hinweise zu den Betroffenenrechten

Aufgrund der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind Sie betroffene Person i.S.d. DS-GVO. Ihnen stehen, soweit die Voraussetzungen der jeweiligen Regelung erfüllt sind, folgende Rechte uns gegenüber wie nachfolgend bezeichnet als „Verantwortlicher“ im datenschutzrechtlichen Sinne zu:

-             Recht auf Auskunft, Art. 15 DS-GVO

Sie haben das Recht von dem Verantwortlichen Auskunft darüber zu verlangen, ob dieser Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet. Bejahendenfalls haben Sie ein Recht auf Auskunft über die in Art. 15 DS-GVO aufgeführten Informationen.

-             Recht auf Berichtigung der personenbezogenen Daten, Art. 16 DS-GVO

Sie haben gemäß Art. 16 DS-GVO gegenüber dem Verantwortlichen ein Recht auf Berichtigung bzw. Vervollständigung Sie betreffender personenbezogener Daten, soweit die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unrichtig bzw. unvollständig sind.

-             Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), Art. 17 DS-GVO

Nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO haben Sie das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten gelöscht werden.

-             Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DS-GVO

Als betroffene Person haben Sie unter den Voraussetzungen des Art. 18 DS-GVO das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.

-             Recht auf Unterrichtung, Art. 19 DS-GVO

Gegenüber dem Verantwortlichen steht Ihnen gemäß Art. 19 DS-GVO das Recht zu, über die Empfänger unterrichtet zu werden, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden und denen gegenüber der Verantwortliche Ihre Geltendmachung der Rechte auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung Ihrer Daten mitgeteilt hat.

-             Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DS-GVO

Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben das Recht, unter den Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln. Sie haben das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.

-             Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, Art. 21 DS-GVO

Nach Maßgabe von Art. 21 DS-GVO haben Sie das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit f erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

-             Recht, nicht einer automatisierten Entscheidung einschließlich Profiling unterworfen zu werden, Art. 22 DS-GVO

Als betroffene Person haben Sie gemäß Art. 22 DS-GVO das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigt.

-             Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung, Art. 7 DS-GVO

Ihnen steht nach Art. 7 DS-GVO das Recht zu, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Sie betreffende personenbezogene Daten jederzeit zu widerrufen.

-             Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, Art. 77 DS-GVO

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen die DS-GVO verstößt.

Stand September 2019